Administración del tiempo
- Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
- Cada semana, todos contamos con 168 horas. Y depende de cada uno de nosotros aprovecharlas al máximo.
- Tanto en el trabajo, como en el estudio, podemos beneficiarnos de usar nuestro tiempo de manera eficiente.
- El tiempo no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar.
- El rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo. Es así que identificando los momentos de nuestro mayor rendimiento, podemos planificar mejor el trabajo o estudio.
Aqui algunos consejos para lograr un equilibrio:
- Propóngase metas realistas tanto cuantitativas como cualitativas. El éxito depende de diversos factores, unos medibles y otros no, pero igualmente importantes. Tan importante es cuánto se logra y cómo se logra. Evite basarse en demasiadas suposiciones a futuro, que necesariamente van a variar.
- Planifique lo que puede y debe abarcar personalmente y aprenda a delegar responsabilidades y no solamente tareas que luego le consuman a usted tiempo de supervisión innecesario.
- Eleve su autoestima. ¿A quién quiere impresionar dedicándole excesivas horas diarias al trabajo? Es fundamental sentirse orgulloso de lo que uno está haciendo AHORA.
- Concrete sus ideas abstractas. Las buenas intenciones necesitan un tren de aterrizaje. Es sorprendente la cantidad de tiempo que se pierde con frases futuristas e impersonales como “se debería”, “faltaría hacer esto o aquello”, “sería interesante”, “por qué no hacen esto”, etc. Seamos más proactivos y menos “opinionados”.
Ademas en la vida nos podemos encontrar con factores que nos quitan tiempo en nuestro dia a dia, algunos de los mas importantes se mencionan a continuación:
Interrupciones
Las Interrupciones son posiblemente uno de los dos o tres enemigos más feroces de la Productividad y tienen un impacto colosal en tu rendimiento diario. El problema se agrava todavía más cuando caemos en la indolencia, tiramos la toalla y ya no hacemos nada por evitarlas o combatirlas.
Cada vez que se produce una interrupción puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la concentración. Una mínima interrupción, el ding de un SMS que llega a nuestro móvil, un inocente comentario de un compañero o un aviso en pantalla de un nuevo Email y tu Productividad lo paga muy caro.
Improvisación
Planificar supone conocer, prepararte, avanzar, anticipar y flexibilizar tu día a día. Quien planifica bien sus tareas conoce el terreno que pisa, identifica mejor la importancia —que no urgencia— de las tareas y está más preparado para encarar los imprevistos, crisis, problemas y encargos de última hora.
Por el contrario, la Improvisación o la no-planificación a la hora de hacer las tareas es un importante ladrón que nos impide avanzar más y mejor.
Televisión
La media mundial se sitúa en 188 minutos al día de televisión. Son 3 horas diarias. Latinoamérica: 182 minutos. Son 3 horas diarias.
Para miles y miles de personas el descanso es sinónimo de sofá y televisión. Si bien es una actividad que descansa nuestro cuerpo —estamos sentados o tumbados— es algo que nos desgasta mentalmente más de lo que creemos. Lejos de aportar y enriquecer, resta. Monopolizar todo nuestro descanso únicamente haciendo eso, ni es sano, ni inteligente ni enriquecedor.
Internet
Todos los malos hábitos relacionados con Internet son de los más difíciles de quitar o cambiar.
Hay tanta información que asimilar, tantas redes sociales en las que participar, tantas webs que visitar, tantos videos que ver, tantas imágenes que contemplar, tantas herramientas y aplicaciones vistosas para instalar, que vamos “comiendo y comiendo”.
Email
El Email es uno de los protagonistas de nuestras vidas. Da igual la ocupación o actividad que desarrolles. Da igual si utilizas el Email para ganarte la vida o únicamente como forma de comunicación entre tus amigos. Seguro que es algo que abres y utilizas todos los días. Y eso ya es motivo suficiente para prestarle atención.
La consecuencia de eso es que tuvimos que aprender por nuestra cuenta o por lo que nos sugerían otros y, naturalmente, aprendimos mal. En todos estos años hemos desarrollado una serie de malos hábitos que han convertido el Email en un problema, en lugar de ser parte de la solución, en lugar de ser una herramienta eficaz para trabajar y vivir mejor.
Teléfono
Como Internet, como tu ordenador, como el Email, es una herramienta más de las muchas que utilizas a diario que sólo deben estar ahí para ayudarte. De tal modo que debe aportar, contribuir, aliviar, complementar y permitir. Está ahí para que tú puedas hacer tu trabajo. El teléfono está ahí para ayudarte a conseguir RESULTADOS.
Sin embargo, el mal uso que muchos hacen del teléfono, víctimas de malos hábitos y gestos
improductivos.
Planeación del tiempo
La utilización de nuestro tiempo debe de estar en función de la importancia de nuestras metas y actividades.
Si jerarquizamos apropiadamente nuestras metas y actividades, y las realizamos en orden de importancia haremos un excelente uso de nuestro tiempo pues siempre nos enfocaremos a aquello que tiene mayor trascendencia aunque para ello debamos sacrificar otras que sean de mayor relevancia.
Uno de los primeros pasos es la planeación de actividades de acuerdo con un horario. Encontramos frecuentemente personas que todo lo quieren grabar en su memoria y cuando esta falla quedan mal con los compromisos contraídos. Las personas que aprovechan mejor su tiempo y cumplen con los compromisos son aquellas que tienen programadas sus actividades utilizando herramientas como:
Agenda personal
Su ventaja es tener una visión general de la totalidad de la carga de trabajo o estudio a realizar. Tiene como característica el ser cómoda, práctica, se puede revisar en cualquier lugar, puedes incluir actividades personales como citas importantes, metas, cumpleaños, fechas de exámenes y otros.
Lista Diaria de Actividades
Es un instrumento muy útil, deberá de revisarse la noche del día anterior o al inicio del día. Para ello deberás revisar previamente tu agenda, horario y planes de trabajo para que queden incluidos los compromisos contraídos anteriormente, por último deberás enlistar las actividades que realizaras al día y jerarquizar dichas actividades por importancia.
Aquí algunos consejos útiles para nuestra pleneacion:
- Llevar una programación puede ayudar y mucho: ser esclavos de la ruta en un buen sentido:“ lo que no está en ella, no existe”.
- Programarse en base al territorio
- Llevar un registro de nuestro uso del tiempo
- Eliminar todas aquellas tareas que no agregan valor
Planeación del tiempo de estudio
Planifica tu tiempo de estudio para que te de confianza y seguridad de ti mismo. Ten en cuenta:
- Ser constante en tu horario de estudio.
- Busca tu rendimiento mas alto.
- Organízate de acuerdo a tu nivel de concentración.
- Distribuyelo de acuerdo a la dificultad y tu nivel de exigencia.
- Integra pequeños descansos.
- Se constante y no te desanimes, si algo no sucede a su tiempo.
- Asignar bloques de tiempo al estudiar, previendo tiempo extra al calculado.
- Planificar repasos y actualizaciones semanales.
- Empezar con los temas o las tareas más difíciles.
- Asignar tiempo para las ocasiones especiales: trabajos escritos, parciales, exámenes, etc.
- Distinguir lo “urgente ” de lo “importante”.
Algunas preguntas que debería hacerme: